Quels documents préparer pour un rapatriement sanitaire ?

Pourquoi les documents comptent

Un rapatriement sanitaire repose sur un dossier. Avant toute décision, les médecins qui vont valider le transfert doivent se faire une idée précise de l'état du patient. L'assureur ou la société d'assistance a besoin de justificatifs pour l'organiser et le financer, et l'avion sanitaire ou la compagnie aérienne a besoin d'informations pour préparer le matériel et l'équipe. Un dossier bien préparé fait gagner des heures, parfois des jours.

Au premier appel : ce qu'il faut avoir sous la main

Quand vous appelez la société d'assistance, on vous demande en premier lieu le numéro de contrat, puis la situation : où se trouve le patient, ce qui s'est passé et comment il va. Préparez :

• le numéro de contrat (assurance voyage, carte bancaire, contrat d'employeur) et le numéro d'assistance ;
• l'identité du patient : nom complet, date de naissance, nationalité, et une copie du passeport ou de la pièce d'identité ;
• le lieu précis : pays, ville, nom et adresse de l'hôpital ;
• les circonstances : accident, maladie soudaine, date et heure ;
• les coordonnées du médecin traitant sur place et un numéro où la famille est joignable à toute heure.

Les documents médicaux

Le médecin traitant sur place fournit les informations médicales qui permettront aux médecins de l'assistance, et aux nôtres, de décider. Demandez à l'hôpital :

• un compte rendu médical avec le diagnostic, les soins donnés et l'état actuel ;
• un avis sur l'aptitude à voyager, lorsque le médecin peut le donner ;
• l'imagerie et les résultats d'examens (scanner, radios, analyses), idéalement avec une copie sur disque ou par transfert sécurisé ;
• les comptes rendus opératoires et la lettre de sortie, si le patient a été opéré ;
• la liste des traitements en cours, avec les doses, et les allergies connues ;
• les coordonnées du médecin de famille et des spécialistes habituels du patient, qui peuvent compléter les antécédents.

Si les comptes rendus ne sont pas dans une langue que lit l'équipe d'accueil, demandez à l'hôpital une version en anglais. N'attendez pas un dossier parfait pour appeler l'assistance : le premier appel peut se faire avec des informations partielles.

Les documents administratifs

• Le contrat d'assurance ou d'assistance et, pour une carte bancaire, la carte utilisée et la preuve que le voyage a été payé avec elle.
• Les documents de voyage : passeport, billets, et réservation des proches qui accompagnent le patient, s'ils voyagent aussi.
• Les autorisations nécessaires pour qu'un proche voyage avec le patient, le cas échéant.
• Lorsque le patient est mineur ou ne peut pas décider, les documents du représentant légal.

Secret médical et consentement

Les informations médicales sont confidentielles. Pour que l'hôpital puisse transmettre le dossier aux médecins de l'assistance et à l'équipe de transport, le patient, ou la personne habilitée à décider pour lui, doit généralement donner son accord. Demandez à l'hôpital quel formulaire il exige, et donnez ce consentement tôt.

Si le transfert se fait sur un vol régulier

Lorsque le patient voyage sur un vol commercial avec escorte médicale, le service médical de la compagnie doit généralement valider l'aptitude du patient à voler, le plus souvent à l'aide d'un formulaire d'information médicale rempli par le médecin. Les compagnies demandent souvent un compte rendu récent : Turkish Airlines, par exemple, exige un rapport établi moins de 10 jours avant le vol. Chaque compagnie a ses propres règles, que nous vérifions au cas par cas.

Conseils pratiques

• Prenez une photo de chaque document et gardez-la sur votre téléphone, en plus des originaux.
• Tenez un journal : date, heure, nom de chaque interlocuteur et numéro de dossier donné par l'assistance.
• Conservez toutes les factures, y compris taxis, appels et hôtels : une demande de remboursement pourra en avoir besoin.
• Ne payez pas de montants importants et ne signez pas d'engagement financier avant d'avoir parlé à l'assistance, sauf si les soins du patient l'exigent.

Comment nous pouvons aider

Si vous ne savez pas par où commencer, appelez-nous. Notre équipe est joignable 24h/24. Nous vous disons quels documents sont réellement nécessaires dans votre cas, nous récupérons le dossier médical avec l'équipe locale, et nous travaillons directement avec l'assureur ou la société d'assistance. Nous organisons ensuite le transfert de lit à lit.

Pour aller plus loin, lisez que faire dans les premières heures quand un proche est hospitalisé à l'étranger et combien de temps il faut pour organiser un rapatriement sanitaire.

Information générale, ne remplaçant pas un avis médical, juridique ou d'assurance personnalisé. Votre contrat d'assurance et l'avis du médecin traitant prévalent dans votre situation.