Qu'est-ce qu'un dossier d'évacuation sanitaire bien préparé ?

Pourquoi le dossier détermine la rapidité

Pour une société d'assistance, le délai entre le premier appel et le départ de l'avion dépend en grande partie de la qualité du dossier. Un dossier complet permet au médecin coordinateur de choisir du premier coup le bon avion et la bonne équipe médicale. Un dossier incomplet, ce sont des rappels, des doutes, et parfois un mauvais choix de configuration. Voici ce que contient un dossier bien préparé.

1. Identité et données administratives

• Identité du patient, date de naissance, nationalité, numéro de passeport.
• Référence de la police ou du contrat, numéro de dossier d'assistance et personne en charge du dossier.
• Confirmation de la garantie : ce que l'assureur accepte d'organiser et de financer, ou l'identité du payeur s'il s'agit de la famille.

2. Le résumé médical

• Diagnostic, circonstances, date de début, traitements administrés et interventions réalisées.
• État actuel : conscience, respiration, stabilité hémodynamique, douleur, mobilité.
• Traitements en cours avec les doses, allergies, antécédents et maladies chroniques.
• Statut infectieux : toute maladie contagieuse ou bactérie résistante connue, qui détermine si un isolement est nécessaire.

3. L'imagerie et les examens

Scanners, radiographies, échographies, analyses de sang et cultures, sur disque ou par transfert sécurisé, avec les comptes rendus. Une imagerie dans un format que l'équipe d'accueil peut ouvrir évite des retards.

4. L'avis sur l'aptitude au voyage

L'avis du médecin traitant sur la possibilité et le moment du voyage, et sur les conditions : position, surveillance, oxygène, ventilation. Cet avis est distinct de la décision du médecin coordinateur, qui évalue le dossier et les moyens de transport.

5. Les besoins à bord

• Civière ou siège, et nécessité ou non de rester allongé.
• Oxygène, ventilation, surveillance, pousse-seringues, couveuse, isolement, ECMO.
• Équipe spécialisée requise : réanimation, pédiatrique, néonatale.
• Poids et taille du patient, qui comptent pour la civière et le chargement.
• Besoin d'une escorte médicale ou du voyage d'un proche.

6. L'établissement d'accueil

• Nom de l'hôpital d'accueil, du service et du médecin qui accepte le patient, avec un numéro direct.
• Confirmation du lit, et de la spécialité ou de la capacité de réanimation nécessaire.
• Le transfert terrestre nécessaire à l'aéroport d'arrivée.

7. Contacts et contraintes

• Nom et numéro direct du médecin traitant à l'étranger, et du contact familial.
• La langue parlée, et un interprète si besoin.
• Contraintes de délai : état du patient, visa, heures d'ouverture d'un aéroport.

8. Consentement et confidentialité

Le consentement du patient, ou de la personne habilitée à décider, pour partager les données médicales avec les médecins de l'assisteur et l'équipe de transport. Les données médicales sont traitées en toute confidentialité, conformément aux règles de protection des données applicables.

Une liste de contrôle courte

• Identité et contrat ✔
• Garantie ou payeur ✔
• Résumé médical et état actuel ✔
• Imagerie et examens ✔
• Avis sur l'aptitude au voyage ✔
• Besoins à bord, poids et taille ✔
• Hôpital d'accueil et lit ✔
• Contacts et consentement ✔

Un dossier incomplet ne doit pas retarder le premier appel : nous commençons le travail avec ce qui est disponible, et nous complétons le dossier au fil de l'eau.

Comment nous pouvons aider

Notre médecin coordinateur lit le dossier, vous dit ce qui manque et contacte directement l'hôpital traitant pour le compléter. Voir notre page pour assureurs et sociétés d'assistance et quels documents préparer.

En bref

• Un bon dossier permet de choisir du premier coup le bon avion et la bonne équipe.
• Il réunit l'identité, la garantie, le résumé médical, l'imagerie, l'avis d'aptitude, les besoins à bord, l'hôpital d'accueil et le consentement.
• Partez de ce que vous avez : le dossier peut être complété au fil de la prise en charge.

Information générale, ne remplaçant pas un avis médical, juridique ou d'assurance personnalisé. Votre contrat d'assurance et l'avis du médecin traitant prévalent dans votre situation.